企業管理培訓,職業經理人培訓的首選 !職業經理人的必修精品課程

為什么我可以把1天過出48小時的質量?

Q
要做的工作太多,腦中亂成一團,無法集中精力干好眼前的工作。
Q
雖然制定了工作計劃,但從沒能按計劃完成過工作。
Q
上班時間不夠用,經常加班。
Q
總是說“忙死了”。

上述這些因為一些細節而引起工作不順、浪費時間和精力的現象,估計我們誰都遇到過吧。

前些年,我也曾為這些現象苦惱過。當時,我同時經營著三個公司,有時從早上六點到深夜十二點仍然不能完成工作,感覺特別崩潰。

我開始反思為什么只有我忙得分秒必爭?問題出在哪里了?

因為沒有把自己的工作和時間整理好,所以總感覺被工作追趕著,被時間追趕到疲憊不堪。等我有意識地對工作進行整理之后,我發現很多工作都能按時完成。
現在,我同時經營著五個公司,每天都很忙碌,可我還能同時做到每年讀書300本以上,經常去聽講座,上英語口語會話班,打高爾夫,每個月還能去海外視察、演講,我有了更多的自由時間可以做自己想做的事情。
用最小努力得最大回報!對工作進行更好的“規劃設計”,不依賴卓越的才能與超強的記憶力,運用人人都能做到的超級整理術,是我提升效率的重要法則。
只要設定了規則,并徹底執行,不依靠記憶力和意志力,也能實現整理的目的,從而獲取更多的自由時間。

規則越簡單越好,如果整理方法太繁瑣連自己都記不住,那肯定不能長久堅持。請記住:不必追求完美,整理得不徹底也沒關系,只要稍微整理一下能比以前少浪費一些時間,就很好了,切忌把大量時間花費在整理上。整理術有一項原則:“可干可不干的事應盡可能地偷懶。”

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初級:文件和辦公桌的整理
1. 不要記“東西放在哪兒”,而是記“應該放哪兒”
2. 文件分類保管,但不必分類太細
3. 學會扔東西
4. 常用物品和工具應該不用站起來就能拿到
5. 下班時活兒沒干完不要收拾桌子
6. 在名片上寫下見面日期、地點、外貌特征

7. 萬事開頭難,從每月一次做起

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中級:大腦的整理
1.  清空大腦,把事情都記在日程表上

要想讓自己專注于眼前的重要工作,就必須要清除大腦中的一切瑣碎事情,使大腦處于空蕩蕩的狀態。只要是可能遺忘的事、需要記住去辦的事,通通記在日程表上,然后清空大腦。隨著工作一件件完成、一件件從界面上消失,一定會讓人產生一絲成就感,這種成就感也會成為我們工作的動力。
2.  把操作型工作委托給他人
工作可以分為“操作型”和“思考型”兩大類。

操作型的工作:如處理發票、整理文件或進行會議準備等不怎么需要動腦筋就可以完成的工作,大多數情況下都是些例行事務。

思考型的工作:如規劃立案、策劃新項目、寫作、決定經營戰略等需要進行大量思考的工作。“只要是操作型的工作,我們都可以委托給他人,從而節約自己的時間,提高工作效率,這也是我們整理的最終目的。”
3.  對會議進行程序化管理

我并不喜歡開會,在同一時間內許多人聚集在一起開會是一種浪費。如果是不得不進行的會議,建議先做要點提綱,用郵件發給會議全體出席者,讓大家搞清楚會議的議題,做好相應的資料準備,并整理好自己的發言后,再參加會議。如此一來,大家都明確了自己的職責和會議內容,會議可以高效地進行。
4.  用“過濾器”判斷新項目的可行性

我給自己設立了4大項10小項,每次構思新項目都按照這幾步思考,這樣就不用在腦海中翻來覆去地掂量新項目是否能上馬,只需每個創意產生時都拿出這個列表一一核對就行了。

4大項:能否令自己感到愉悅?是否有市場發展前景?是否是積累型的業務?是否對社會有益?

10小項:投資回報率能否達到50%以上?在看清這項事業最重要的關鍵點的基礎上,再進行思考。最大的風險是什么?如何規避風險?有哪些競爭對手?競爭對手的預計銷量和預計收益如何?能否將其系統化?市場戰略?自己最擅長這項事業的哪個方面?減去固定費用和波動費用,收益大概能超過盈虧平衡點多少?
5. 在自己喜歡的地方工作

在上班前抽出一點時間,去喜歡的咖啡廳或公園里放松一下,肯定會產生許多在辦公室里想不出來的創意與設想。
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 高級:時間的整理
1. 給工作任務設定周期提醒

把例行事務固定在一個相同的日期,比如投資相關事務安排在周二,確認工作安排在周一,雖然這些工作只要一周內完成就行,周幾做無所謂,但固定一個日子形成規則更好,可以使工作更加有條不紊,更能集中精力思考問題。

創意也要保存進日程,定期提醒。時不時提醒自己想一想,讓想法逐漸變得具體起來,終于有一天,各項條件都成熟了,于是一鼓作氣,將夢想變成了現實。
2. 有效利用空暇時間
有訪客臨時取消來訪計劃,或是會議提早結束有少許空暇時間的時候,作者便會從日程表中找出能在這個時間段內完成的任務,將其處理完畢。
3.  設定一個“絕對努力工作不走神”時段

在公司的工作時間常常會發生許多干擾,最典型的就是接打電話。有電話打來時,我們正在全神貫注干著的工作也得暫時放下。
4.  輕易不打電話,打電話就要有效率
提前用郵件、傳真對話題內容事先溝通,之后再通話時,雙方就可以有針對性地圍繞話題討論,在短時間內結束通話。總之,“無論多么重要的事情,都應該在三分鐘以內結束通話”。

5.  工作日和休息日保持一致作息

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殿堂:人生的整理
時間無論對于誰都很重要,因為它無法替代也無法儲存。上蒼給予每個人的時間都是相同的一天24小時,但每個人的利用方法不同,擁有時間的質量就會產生很大的差異,所以世上的人我們可以將其分為“能充實使用時間的人”和“總是拖拖拉拉的人”。如果能將時間“程序化”,進行高效整理,我們所擁有的時間質量也能夠得到很大的改善。
電話:0512-86883333
E-mail:[email protected]
網址:www.lcvqso.live
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